Guía de compra: 5 deben tener productos para cada sala de reuniones de videoconferencia

Guía de compra: 5 deben tener productos para cada sala de reuniones de videoconferencia

Leí este titular de un artículo recientemente: "Nunca juzgues un libro por su portada, sino que siempre juzgues a una empresa por sus salas de conferencias" , y pensé, eso es bastante duro. Pero en realidad, sus salas de conferencias (y espacios para reuniones) dicen mucho sobre su compañía ...

Por ejemplo, los colores y los muebles pueden ser muy formales o casuales; pueden ser grandes, pequeñas o incluso estrechas; pueden ser muy básicos (solo una mesa y sillas) o estar llenos de tanta tecnología que es difícil concentrarse. Pueden tener un "aspecto vivido" o parecer que nadie lo ha usado en años. En cada uno de estos casos, cualquier persona que trabaje para usted, o que vaya a su oficina para reunirse, comenzará a sentir algo por su compañía.

Si bien hay cientos de decisiones que tomar con respecto a sus salas de conferencias y espacios para reuniones, nos centraremos en el aspecto tecnológico, porque creemos que cada sala de conferencias o espacio para reuniones debe estar habilitada para video. El precio ha bajado tanto para el hardware como para los servicios, que ya no tiene sentido no habilitar sus habitaciones.

Entonces, ¿qué se requiere? ¿Qué necesita realmente para que sus habitaciones sean fáciles de usar y rentables para la empresa? Los siguientes son los productos clave: sin ellos, no obtendrás el beneficio, así que vamos a bucear a la derecha en ...

# 1: La plataforma de videoconferencia

Debe comenzar en algún lugar, y el mejor lugar para comenzar es el software y los servicios que utilizará dentro de su empresa. Cualquier persona de soporte de tecnología le dirá que estandarice en una solución, es decir, no complique las cosas con varias aplicaciones diferentes. Personalmente, creemos que se trata de dos soluciones, ya sea Zoom o RingCentral . Sí, hay otras soluciones, Microsoft , Google , GoToMeeting y otras tienen excelentes plataformas, pero en nuestra opinión, Zoom y RingCentral representan la solución más completa al mejor precio general.

Y hay una manera fácil de determinar cuál de estas dos soluciones elige: ¿Quiere que se incluya la "voz" integrada (o las líneas de voz de su empresa)? Si es así, su elección sería RingCentral, si no, entonces Zoom.

Ambos proporcionan la misma experiencia, características y funciones de videoconferencia. Porque RingCentral utiliza Zoom como su proveedor de videoconferencia. Agregan valor a la plataforma Zoom al brindar servicios de solo voz, lo que le permite combinar voz y video en una sola solución. Si no está buscando ese tipo de solución (una sola provisión para ambos), entonces Zoom es su mejor opción.

En cualquier caso, desde la perspectiva de una sala de conferencias o espacio de reunión, es exactamente el mismo tipo de productos y configuración.

# 2: Controles de la habitación

En lugar de quedar atrapados en las cámaras y el audio desde el principio, creemos que es mucho mejor centrarse en cómo controlarás la habitación. Aunque varía con cada plataforma de videoconferencia, lo único que no cambia es el requisito de tener una computadora para controlar las funciones. Recuerde, incluso con todas las innovaciones tecnológicas de los últimos años, aún necesita una capacidad de procesamiento dedicada para garantizar que su videoconferencia funcione correctamente.

Personalmente, creemos que necesita poner la mayor potencia posible en sus habitaciones, por lo que hemos estandarizado todos nuestros kits en el Intel Skull Canyon i7 . Esta computadora pequeña (8 "x 5" x 1 "), sin ventilador, fue diseñada para su uso en juegos, lo que significa que está lista para cualquier aplicación intensiva de" video "que le lance. Conexión directa a la red, wifi y bluetooth, y puede controlar dos pantallas fácilmente. Hemos probado varias computadoras de factor de forma pequeñas, y Skull Canyon está absolutamente por encima de todas.

Después de la computadora de la sala, necesitamos un combo estándar de teclado / mouse (bluetooth) como dispositivo de entrada, y en el caso de Zoom Rooms / RingCentral, tenemos una consola para controlar la plataforma de la sala de conferencias.

La consola de la sala es un iPad de Apple dedicado con la aplicación Zoom Rooms cargada. Está configurado para controlar tanto la aplicación Zoom como el equipo dentro de la sala. Al comenzar, detenerse, agregar participantes, las funciones de otra sala se controlan por completo con la consola, junto con algunas funciones de video y audio. Aunque se trata de un iPad y puede ejecutar otras aplicaciones, en realidad es un "dispositivo" creado especialmente para la sala, y debe tratarse como tal.

Configurado correctamente, esta combinación de productos controlará cada aspecto de su videoconferencia, desde el inicio / finalización de su reunión, lo que se comparte en la pantalla, la cámara y el audio. Desde nuestro punto de vista, tener una configuración consistente de productos para los controles de la sala es importante, ya que desea que funcione sin problemas, independientemente de la sala o ubicación en la que se encuentre alguien en toda la empresa. Es por eso que hemos estandarizado estos productos y cada kit tiene los mismos productos.

# 3: cámara

Cuando hablamos de otras guías de compra, la sala y el propósito decidirán qué cámara comprará la cámara. No todas las habitaciones son iguales, algunas habitaciones son largas y estrechas, otras son grandes y cuadradas, otras son espacios de reunión en una oficina abierta. Junto con eso, algunas salas se usan más a menudo para reuniones de actualización o de personal, mientras que otras se usan para equipos de ventas o proyectos como salas de guerra, y otras son espacios dedicados de capacitación.

Al hacer coincidir la cámara con la habitación y el uso, primero limitará sus opciones y, en segundo lugar, le resultará mucho más fácil evaluar una cámara con respecto a la otra, ya sea como un "horneado" entre dos cámaras, o simplemente comparando características y funciones .

Los aspectos importantes para una cámara incluyen el campo de visión (FOV), la funcionalidad PTZ, la función de zoom, la resolución y cómo se controlan todos. Muchas cámaras vienen con algún tipo de control remoto, ya sea un control físico o software, para controlar el punto de vista de la cámara. Por ejemplo, el AVer CAM520 viene con un control remoto que puede programarse con hasta 10 "presets". Esto le permite cambiar rápidamente la vista de la cámara, con solo presionar un botón, lo que resulta útil cuando tiene una habitación y desea asegurarse de que puede concentrarse en una sola persona dentro de la habitación, o posiblemente en algo parecido a una pizarra.

Cuando mira a las cámaras, no siempre es el que gana las mejores "especificaciones", debe ser el que mejor se adapte tanto a la habitación como al propósito.

# 4: Audio

Algunas personas se confunden cuando decimos "audio", porque están acostumbrados a hablar de "líneas telefónicas" o líneas de conferencia. La videoconferencia es un poco diferente. Aunque alguien puede "marcar" para una videoconferencia, en la mayoría de los casos las personas se unen a través de su propia conexión de red, y la videoconferencia en última instancia es un servicio de "red".

Con la videoconferencia, es extremadamente importante que el audio sea claro y directo. Como participante (que no está en la sala), usted quiere que se sienta "en la habitación"; sin eso, pierde uno de los principales beneficios de la videoconferencia. Para crear esa sensación en la habitación, todos los que estén dentro de la habitación deben ser escuchados (cuando sea apropiado) y otros ruidos deben ser eliminados. No hay nada peor que tener el sonido de papeles mezclados o una computadora portátil moviéndose sobre la mesa, siendo escuchado por la gente que habla. O, no poder escuchar a alguien por los altavoces de la habitación.

Su sistema de audio necesita ser administrado fácilmente, el volumen de los altavoces, el silenciamiento, etc., son funciones importantes para ajustar el audio tanto de la sala como de la reunión. Aunque tradicionalmente hemos utilizado el audio de sobremesa, que es perfecto para casi cualquier espacio de reunión, estamos empezando a ver un cambio a más audio "instalado". Estos pueden ser un poco más complejos (aunque hemos visto que el factor de complejidad disminuye a lo largo de los años) que los de mesa, pero también pueden brindar una mejor experiencia tanto para los asistentes a reuniones en línea como en las salas. El primer beneficio es la cobertura completa de la sala con micrófonos: puede tener todos los micrófonos disponibles o silenciar micrófonos específicos. La otra ventaja es el aspecto limpio de la habitación en comparación con el audio de mesa con micrófonos de extensión. Todo el cableado y los cables están fuera de la vista, la mesa es principalmente un espacio abierto sin desorden adicional.

La próxima generación de productos de audio será más pequeña, más integrada y tendrá un mejor filtrado y control. La mayoría serán automáticos, controlados por software interno, pero también habrá controles integrados, basados en el software de área que el organizador de la reunión puede controlar.

La clave para recordar con el audio de la sala es dos cosas: cobertura de micrófono para un audio claro para los participantes en línea y cobertura de oradores para los que están dentro de la sala. Después de eso, entonces cambia a funciones específicas de su habitación o situación.

Nota especial: si está capacitando / enseñando, deseará ampliar su búsqueda de productos para incluir micrófonos de presentador, que vienen en todos los tipos y tamaños. La clave es asegurarse de que estén diseñados específicamente para su uso en videoconferencias y sintonizados para las comunicaciones de voz.

# 5: Display

Aunque este es el último de los productos que discutiremos, eso no significa que sea el menos importante. Lo que hemos encontrado con respecto a la pantalla de la habitación es lo siguiente: a menos que necesite una pantalla interactiva (y los precios de los que están bajando), es casi tan fácil comprarlos a nivel local. El envío de pantallas es complicado y costoso. Pueden dañarse fácilmente durante el tránsito, y eso significa retrasos en las devoluciones y el envío cruzado. Nos enfocamos exclusivamente en pantallas interactivas debido a esto. Puede ir a su distribuidor local de productos electrónicos de caja grande y obtener pantallas UltraHD de 75 "+ 4K y recogerlas o entregarlas localmente.

Nuestros kits de habitación generalmente no incluyen pantallas, aunque estamos creando más y más kits que incluyen una pantalla interactiva. Por lo tanto, dependiendo de sus preferencias y de cómo quiera usar su habitación, es mejor que compre sus pantallas localmente. Le sugerimos que compre la calidad más alta que pueda pagar y, si desea pantallas duales, obtenga dos de la misma pantalla.

En resumen, usted se merece lo mejor para su nueva sala de videoconferencia, que se adapta al estilo de trabajo de su empresa y al presupuesto. Simplemente recuerde que es más fácil administrar y admitir un número limitado de "configuraciones", y será más fácil para sus empleados usar las salas si todas tienen una configuración muy similar. Compre tanto para la habitación combinada con el propósito, y no se equivocará.

Y si tienes alguna pregunta, solo contáctanos.