Los beneficios reales de la videoconferencia

Videoconferencia ha llegado a la mayoría de edad y se utiliza en todas las industrias. Los recientes desarrollos en dispositivos móviles y redes inalámbricas han impulsado un mayor interés en poder recibir información de video en cualquier momento y desde cualquier lugar.

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Las aplicaciones genéricas de la videoconferencia son demasiado numerosas para mencionarlas. Cualquier departamento de cualquier organización donde se realicen las reuniones-finanzas, ingeniería, recursos humanos, fabricación, mercadotecnia, desarrollo de productos, ventas, capacitación- es un lugar apropiado para usar la videoconferencia a:

• Conecte material disperso sin viajar

• Llevar expertos remotos para consultas o capacitación

• Entrevista a los candidatos o testigos

• Hacer una presentación a un proveedor o cliente

• Ver los datos y presentaciones bajo demanda o en tiempo real

• Recibir información en cualquier momento o lugar

El uso de la videoconferencia tiene el potencial de aumentar la productividad y la eficiencia al reducir el tiempo de viaje improductivo, evitar retrasos en las reuniones, crear reuniones más cortas y más estructuradas y permitir un mayor alcance de un mensaje. La videoconferencia también permite un mayor número de participantes. A menudo es difícil obtener información para todos al mismo tiempo, pero con la videoconferencia, todas las personas que necesitan datos pueden obtener la información cuando sea más fácil para ellos. Muchas organizaciones se han dado cuenta de una verdadera ventaja competitiva mediante la videoconferencia. Los productos se desarrollan y se introducen en el mercado más rápidamente, los problemas se resuelven más rápido y todos los que necesitan participar en una decisión puede ser sin la necesidad de viajar o esperar a una reunión en persona para tener lugar. La videoconferencia ha estado disponible comercialmente desde 1982. Desde ese momento, la tecnología de video se ha convertido en disponible en una variedad de dispositivos, desde la habitación hasta la computadora de mano. La tecnología también ha alcanzado el punto que se ve

Como una necesidad y no sólo una delicadeza. La mayoría está de acuerdo en que la videoconferencia se utiliza efectivamente para complementar los viajes, aumentar la productividad y mejorar la eficiencia. Con las videoconferencias, las reuniones son más productivas, se pueden tomar mejores decisiones con mayor rapidez y es posible una verdadera colaboración a distancia. Los siguientes son ejemplos reales de los beneficios del negocio y las aplicaciones de la videoconferencia.

Beneficios El beneficio inicial percibido y cuantificable de la videoconferencia fue la reducción de los costos de viaje. Inicialmente, muchas organizaciones pagaron por el despliegue de videoconferencias con la reducción en los presupuestos de viaje. Mientras que los ahorros de viaje han sido un beneficio reconocible de la videoconferencia, hay muchos más beneficios cualitativos. Otros tres grandes beneficios de la videoconferencia son el aumento de la productividad y la eficiencia,

Mejores comunicaciones de gestión y mejores oportunidades de negocio.

AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD Y

EFICIENCIA

• Reducción del riesgo de viaje

• Tiempo de viaje improductivo reducido

• Previene los retrasos en las reuniones

• Reuniones más cortas

• Reuniones estructuradas

• Mayor participación

• Optimizar la asistencia

• Intercambio de información inmediato

• Respuesta más rápida

• Acceso a expertos

• Tiempo escaso de talento

• Decisiones más rápidas

COMUNICACIONES DE GESTIÓN MEJORADAS

• Más interfaz en todos los niveles

• Mayor flexibilidad

OPORTUNIDADES DE NEGOCIO MEJORADAS

• Atención al cliente

Ventaja competitiva

Desde la introducción comercial de la videoconferencia en 1982, los beneficios de la tecnología han evolucionado y crecido. Las aplicaciones también se han expandido a medida que los usuarios han encontrado nuevas y únicas formas de encontrar valor con el video.

Aplicaciones Genéricas

Las cuatro aplicaciones principales en las que se utiliza la videoconferencia son:

• Reuniones de gestión

• Reuniones de ventas y marketing

• Ingeniería, fabricación o producción

• Entrenamiento

Esto no impide que otros grupos utilicen la tecnología (es decir, el departamento de recursos humanos, el departamento jurídico, las finanzas, etc.), pero los estudios realizados por Telemanagement Resources International Inc. (TRI) han demostrado que las principales razones por las que las empresas instalan videoconferencia Se refieren a las cuatro principales aplicaciones mencionadas anteriormente. Videoconferencia también se ha utilizado para una variedad de otras aplicaciones, incluyendo demostraciones de productos a nuevos clientes, el " ayuntamiento " tipo de reuniones y formación de recursos humanos. Dada la longevidad del uso de videoconferencias, todas las industrias han desarrollado aplicaciones útiles para la videoconferencia. Ya no es cuestión de usar la videoconferencia; Es sólo una cuestión de cuándo. Ejemplos de aplicación

REUNIONES DE GESTIÓN

Una variedad de reuniones de gestión se han celebrado en vídeo. Estos incluyen reuniones del consejo, reuniones del ayuntamiento, reuniones de relaciones con los inversores y reuniones transmitidas a toda la empresa. Las reuniones también se pueden registrar y poner a disposición de forma segura a todo el personal que puede haber perdido la reunión en vivo.

Un gran hospital de la ciudad de Shenzhen utiliza videoconferencias diarias para reuniones de gestión. En el pasado, el viaje entre los sitios cercanos era imposible debido a los problemas de tráfico de Shenzhen. Con la videoconferencia, las reuniones de gestión se llevan a cabo durante todo el día sin necesidad de viajar.

VENTAS

La videoconferencia se ha utilizado para entrenar a las personas de ventas,

Clientes y cerrar negocios más rápidamente. Una empresa de servicios financieros implementó la videoconferencia para permitir que su experto en la materia se encuentre en más lugares con mayor rapidez. En el pasado, tuvo que viajar a cada sitio, hacer una presentación y luego volar a casa. Con la videoconferencia, es capaz de conectar más sitios juntos al mismo tiempo e impartir su información más rápidamente a más personas. Como resultado, los ingresos han crecido y el vendedor tiene menos desgaste en su cuerpo. Dijo: "Antes de la videoconferencia, estaba agotado. Ahora viajo menos, veo más gente y cierro negocios más rápidamente ".

MÁRKETING

Los departamentos de marketing han encontrado valor en las videoconferencias para compartir contenido creativo y evaluar campañas de marketing. Dado que el 90% de la comunicación no es verbal, el uso de videoconferencias ha permitido a las organizaciones de marketing tomar decisiones más rápidamente e incluir más personas en el proceso de toma de decisiones. Una organización de marketing utilizó la videoconferencia en el desarrollo de una campaña de marketing global para el lanzamiento de un nuevo producto. La naturaleza global de la firma significaba que la gente trabajaba las veinticuatro horas para desarrollar esta campaña. El uso de la videoconferencia permitió que las ideas conceptuales, muchas de las cuales estuvieran basadas en vídeo, fueran evaluadas más rápidamente, lo que resultó en un lanzamiento más rápido de los materiales de marketing.

INGENIERÍA / FABRICACIÓN / PRODUCCIÓN

Durante años los productos fueron diseñados, fabricados y producidos en muchos sitios sin el valor del video. Esto dio lugar a largos retrasos debido a la necesidad de volar a personas entre los sitios para reparaciones. Un ingeniero de un fabricante declaró: "Solía viajar a un sitio, pasar 15 minutos arreglando un problema y volar a casa. Ahora ya no pierdo dos días de viaje. La videoconferencia me ha permitido solucionar el problema y volver a trabajar sin ningún retraso en el viaje ".

FORMACIÓN

La videoconferencia ha sido un beneficio significativo para las organizaciones de formación. Los estudiantes ya no deben viajar para recibir capacitación. Los capacitadores pueden capacitar a más estudiantes al mismo tiempo. Una firma de alta tecnología utilizó la videoconferencia para capacitar a los gerentes de producto de una firma que fue adquirida recientemente . El vicepresidente de capacitación dijo: "Miles de personas fueron capacitadas en un período mucho más corto de tiempo usando la videoconferencia. Nuestras cosas no habrían cumplido nuestro objetivo de entrenamiento.

Sin usar video. Los viajes habrían sido costosos y habrían resultado en un tiempo más largo para completar la capacitación. Estamos completamente vendidos por el valor de la videoconferencia ".

RECURSOS HUMANOS

Antes del despliegue de la videoconferencia, los departamentos de recursos humanos pasaron horas entrevistando a los candidatos por teléfono antes de enviarlos a entrevistas finales. Las entrevistas de video ahora aceleran el proceso y facilitan que los departamentos de Recursos Humanos seleccionen a los candidatos. Como dijo un gerente de recursos humanos, "Antes de la videoconferencia, basé mi selección en llamadas telefónicas y currículos. En ocasiones sabía cuándo un candidato entraba por la puerta si quería ir a nuestra firma. Antes del video cometí algunos errores porque nunca había visto a su candidato. El uso de la videoconferencia me permite restringir los candidatos y acelerar el proceso de selección. La tecnología nos ha ahorrado tiempo y dinero ".

LEGAL

Las organizaciones legales han visto el valor que la videoconferencia les proporciona por exprimir más horas en su día. Las horas facturables son la clave para el éxito de cualquier firma legal. Un abogado declaró a un grupo de sus compañeros: " Ya no voy a viajar 80 millas al día para discutir sus asuntos legales. En su lugar voy a viajar una vez por semana y utilizar la videoconferencia los otros días. Ahora he ganado más de 10 horas en mi semana laboral usando la videoconferencia. "

Conclusión

La videoconferencia proporciona beneficios tangibles a cualquier organización. Los dispositivos que pueden manejar el video ahora van desde dispositivos portátiles (teléfonos y tablets) hasta salas de conferencias de alta gama. La tecnología es más fácil de usar, el costo ya no es un problema y la conectividad se produce casi en cualquier lugar. La videoconferencia mejora la forma en que trabajamos y proporciona