Tps para buenas reuniones a distancia.

Consejos para buenas reuniones a distancia.

Las reuniones a distancia ahorran tiempo y producen resultados más rápidos

Algunas de las ventajas de las reuniones a distancia son:
• Reducir o eliminar los gastos de viaje.
• Aumentar la eficiencia de la empresa: el tiempo de viaje se convierte en tiempo de trabajo
• Reducir los niveles de estrés entre los empleados - equilibrio trabajo-vida.
• Sencillo y espontáneo.
• Amigable con el medio ambiente

Consejos para buenas teleconferencias.

Preparación (si preside una reunión)

• Propósito. Tenga un propósito claro para la reunión y lo que espera de los participantes. ¿Es una reunión de información, discusión o decisión?
  • La gente correcta. Invite a las personas adecuadas, personas que agreguen algo a la reunión y que obtengan algo de ella.
  • Lecturas requeridas. Envíe las lecturas requeridas a los participantes y un comentario personal a cada uno de los participantes sobre lo que se espera de ellos. ¿Se supone que deben traer cierta información a la reunión o explicar algo en particular?
  • Agenda clara. Envíe una agenda y una lista de participantes a tiempo antes de la reunión.
  • Informar. Explique cómo unirse a la reunión (número de teléfono y cualquier código PIN) o si se realizará una llamada al participante.
  • Prueba. Antes de dirigir su primera reunión, intente hacer algunas llamadas de prueba y pruebe las diversas funciones. Puede darse el caso de que su centralita requiera comandos especiales para llamar a múltiples partes; consulte con su administrador de telefonía.
  • Documentación. ¿Cómo se documentará la reunión? Es una buena idea usar la función de grabación.
  • Mantenlo simple. Si la reunión es recurrente, agregue a los participantes como grupo en la guía de la conferencia o agregue contactos individuales a la agenda telefónica.
  • Comenzar y terminar a tiempo. Siempre comience la reunión a la hora acordada, incluso si faltan participantes.
  (Planifique un breve descanso si la reunión necesita ser extendida).
  • Seguimiento y seguimiento. Resuma, siga y envíe notas de la reunión directamente después de la reunión. [Establezca plazos y deje que todos sepan quién es responsable de qué].

Durante la reunión (si preside una reunión)

• Introducciones. Bienvenidos y presentad a todos. Esto hace que la reunión tenga un buen comienzo y garantiza un ambiente inclusivo, incluso para aquellas personas que están fuera del sitio. Si la reunión no es muy grande (hasta 10 o más participantes), pida a los participantes que se presenten brevemente para escuchar su voz. Siempre trate de crear una atmósfera que les dé a las personas la sensación de estar sentados todos juntos, incluso aquellos que participan en otros lugares.
  • Minutos. Tome notas o nombre a una secretaria que puede tomar minutos y tener acceso a la grabación si se hace.
  • Agenda. La persona que dirige la reunión explica de qué trata la reunión y cuánto tiempo durará, y proporciona un breve resumen de la agenda.
  • Interrupciones. Comience la reunión explicando las reglas básicas de la reunión y lo que puede ser inquietante.
  No debe leer correos electrónicos, navegar en su teléfono inteligente, trabajar con otras tareas, etc.
  • Pausas. Si la reunión dura más de 45 minutos, tómese un descanso para permitir que las personas estiren las piernas durante 10 a 15 minutos antes de continuar.
  • Alcanzar un acuerdo. Antes de pasar a un nuevo elemento, verifique con los diferentes participantes para ver si alguien quiere decir algo. Esto hace que todos se sientan involucrados.
  • Dinámico. Gestiona y considera la dinámica en el grupo. Asegúrese de que todos tengan una opinión en el asunto que se discute, trate los conflictos.
  • Explique. Si ocurre algo en la sala (que podría hacer reír), explique lo que está sucediendo a cualquiera que esté participando por teléfono para asegurarse de que todos se sientan incluidos.
  • Tiempo para preguntas. Dedique un tiempo para tratar con cualquier pregunta.
  • Nueva reunión. Si hay asuntos que necesitan seguimiento, acuerde un horario para la próxima reunión.

Después de la reunión (si preside una reunión)

• Seguimiento y seguimiento. Resuma, siga y envíe notas de la reunión directamente después de la reunión. Establezca plazos y deje que todos sepan quién es responsable de qué.

Para cualquier persona que participe en una reunión (en una ubicación remota)

• Paz y tranquilidad. Trate de encontrar un lugar tan tranquilo como sea posible para sentarse.
• Aparcar. Si participa desde su automóvil, estacione de manera segura, por ejemplo, en un estacionamiento, antes de unirse a la reunión.
• Apague el micrófono. Si está sentado en un lugar con mucho ruido de fondo, por ejemplo, en un aeropuerto o en un automóvil o cafetería, apague el micrófono (silencio) cuando no esté hablando.
• Esté listo en mucho tiempo. Asegúrese de estar en el momento oportuno para que la reunión se dé la oportunidad de conversar con otros participantes antes de que comience la reunión (de la misma manera que lo harían las personas en una sala de conferencias).
• Presentarte. Si tiene algo que decir, asegúrese de que la gente reconozca su voz presentándose primero.
• Mantener informadas a las personas. Si se desconecta (mala recepción, etc.), devuelva la llamada inmediatamente y, en un momento conveniente, informe a los demás participantes que ha estado ausente por un tiempo.
• Atención. Concéntrate en la reunión. No lea correos electrónicos ni haga otras cosas durante la reunión.