Combate la competencia con la colaboración!

El tamaño no importa. Todas las empresas, grandes o pequeñas, utilizan salas de conferencias para reuniones de equipo, sesiones de lluvia de ideas, sesiones de capacitación, foros de clientes y conferencias organizacionales. En el pasado, la cantidad de dinero gastada en Tecnología de la Comunicación de la Información se utilizaba para determinar el nivel de competitividad de una empresa en el mercado. Mejores herramientas de comunicación y colaboración significaron mayor velocidad comercial, menos costos de viaje, mayor productividad e innovación más rápida. Los tiempos han cambiado. A medida que la tecnología se vuelve más asequible y accesible, es hora de que las pequeñas y medianas empresas colaboren y luchen.

Competitividad y Tecnología

La guerra de la innovación continúa, pero la diferencia es que las empresas más pequeñas ahora tienen acceso al mismo arsenal para aumentar su competitividad. Durante los últimos 20 años, las grandes empresas han tenido acceso a tecnologías avanzadas de colaboración para reducir los costos de viaje y aumentar la productividad, lo que resulta en una mayor competitividad. Han invertido en soluciones de video monolíticas basadas en hardware que requieren grandes inversiones de TI junto con un equipo de expertos para administrar una infraestructura muy compleja. Las pequeñas y medianas empresas simplemente no han tenido los recursos para disfrutar del mismo tipo de herramientas de colaboración. Pero las cosas están cambiando rápido.

Las tecnologías de comunicación y colaboración ahora están disponibles en forma de software en dispositivos de escritorio y móviles y se entregan desde la nube. Algunos son gratuitos (Microsoft Skype, Google Hangout, WeChat, Line, ooVoo ...) y otros requieren una suscripción mensual a un servicio específico (Microsoft Skype Empresarial, Amazon Chime, Zoom, Bluejeans ...). Como resultado, ahora es posible que las pequeñas y medianas empresas equipen a sus equipos con las mismas herramientas de comunicación en computadoras de escritorio y dispositivos móviles para competir contra jugadores más grandes. Sin embargo, cuando se trata de usarlos en la sala de conferencias, enfrentan algunos desafíos. Aquí está el porqué ...

Espacios de trabajo y colaboración

Las salas de conferencias han existido por mucho tiempo. Los estilos de trabajo han cambiado significativamente, pero los diseños y las tecnologías utilizadas han sido los mismos durante muchos años. Según una investigación reciente, de las 12,5 millones de salas de conferencias en todo el mundo, solo el 3% están equipadas con videoconferencias tradicionales en la actualidad. El alto costo del equipo ha sido la principal barrera para el despliegue de tecnología, especialmente en espacios de reuniones más pequeños. Además, el 97% de esas habitaciones solo están equipadas con pantalla y teléfono.

Si bien las innovaciones tecnológicas facilitan ahora a cualquier organización la adopción de nuevas soluciones de comunicación y colaboración, los participantes de la reunión aún pierden hasta el 20 por ciento del tiempo de las videoconferencias sobre cuestiones técnicas relacionadas con la preparación y la conectividad. En la era digital de hoy, esto es simplemente inaceptable. La tecnología debería ayudar a su negocio y no afectar la productividad y el rendimiento. Por lo tanto, echemos un vistazo más de cerca a algunos de los problemas que enfrentan los empleados durante las reuniones.

Problemas que enfrentan los usuarios

  Después de escuchar atentamente a los usuarios finales, observar a los participantes de la reunión y analizar varios informes de la industria, hemos podido identificar seis problemas recurrentes y endémicos que enfrentan los equipos que usted debe conocer:

1.Cables, adaptadores y resolución de pantalla : el tiempo se desperdicia porque los presentadores tienen dificultades para encontrar el adaptador o cable adecuado para mostrar el documento en su computadora portátil o simplemente porque no pueden ajustar la resolución de la pantalla y la calidad de la imagen.

2. Portátiles para la colaboración en equipo: la eficiencia se ve afectada porque los participantes usan una computadora portátil para asistir a conferencias web y de video. Por lo tanto, las personas tienen que apretarse frente a la cámara web y el micrófono para que las escuchen y las vean afectando la experiencia de la reunión virtual. Aquellos que se quedan fuera de la cámara terminan haciendo multitareas y siendo menos comprometidos en comparación con los demás.

3. Soluciones de colaboración monolítica: los clientes están cansados ​​de invertir en sistemas de colaboración que solo pueden usarse para una cosa. Con demasiada frecuencia, las soluciones de audio, web y videoconferencia están construidas en silos y no son interoperables.

4.UC y estrategias de espacio de trabajo: los empleados están equipados con aplicaciones de comunicación unificadas en todos sus dispositivos, excepto el que está en la sala de conferencias. Se sienten frustrados cuando se ven obligados a utilizar otro sistema con una interfaz diferente. El tiempo se está convirtiendo en un bien escaso, así que es la paciencia de los usuarios.

5. Aplicaciones de medios sociales: a las generaciones más jóvenes les encantan las redes sociales y las aplicaciones móviles. Quieren usarlos en el trabajo también para ser tan productivos como pueden ser. Sin embargo, varias políticas de la empresa prohíben el uso de aplicaciones de medios sociales y de consumo como Facebook Messenger, WhatsApp, Line, WeChat ...

6. Intercambio de información en tiempo real: las empresas invierten mucho en aplicaciones para acceder a todo tipo de datos en tiempo real, pero compartir dichos datos en una reunión de equipo suele ser un problema. Los usuarios deben poder acceder a dichos datos usando el sistema en la sala de conferencias para que todos puedan ver y estar en la misma página.

Colaboración más inteligente para PYMES

Existe una nueva generación de Smart Collaboration Systems diseñada para hacer reuniones de equipo más participativas, efectivas y colaborativas. Diseñado por Tenveo Solutions en Singapur, ROOMIE® es una gama de sistemas de colaboración "abiertos" (es decir, plataforma y servicio independiente) que se ejecuta en Windows 10 Pro y permite a los empleados acceder a cualquier aplicación de consumo o empresarial; compartir datos de forma inalámbrica desde cualquier dispositivo; iniciar sesiones de chat; únase a conferencias virtuales (audio / web / video) y transmita medios en cualquier reunión, aprendizaje o espacio de capacitación.

Todos los modelos de Tenveo vienen con cámara, micrófono y parlantes de nivel profesional que brindan una experiencia de colaboración de nivel empresarial. Aprovechan el poder del software y la nube y están disponibles a una fracción del precio en comparación con las soluciones tradicionales basadas en hardware. Las PYMES pueden utilizar los sistemas ROOMIE® Smart Collaboration junto con servicios gratuitos basados ​​en la nube como Microsoft Skype o Google Hangout o ofertas basadas en suscripción profesional UCaaS o VaaS.

Conclusión

Hoy, el ritmo de los negocios es mucho más rápido. El tiempo de comercialización y los ciclos de vida de los productos son más cortos que nunca. El mundo es un lugar cada vez más complejo y competitivo donde la productividad y la innovación son vitales. Para tener éxito en este mundo altamente competitivo es necesario que las personas, en cualquier lugar, trabajen de forma más colaborativa.

La novedad es que incluso las pequeñas y medianas empresas pueden luchar sin tener que gastar enormes sumas de dinero en tecnología para hacerlo. Elija software, sistemas de colaboración inteligentes y abiertos basados ​​en la nube como Tenveo para sus espacios de reuniones, aprendizaje y capacitación. ¡Y capacite a sus equipos para que utilicen las herramientas de colaboración que necesitan para desatar oleadas de productividad e innovación sin precedentes!

En este mundo acelerado, también nos mantenemos al día con The Times. También estamos innovando. Vamos a lanzar una serie de nuevos productos durante el próximo mes más o menos.

Esperemos ese momento